Ověření úředních dokumentů

V souladu s článkem 18 Smlouvy mezi Ukrajinou a Českou republikou o právní pomoci v občanských věcech (Smlouva ratifikována v Praze dne 9. srpna 2002, vstoupila v platnost 8. listopadu 2002):

“Listiny, které vydal nebo ověřil příslušný orgán jedné smluvní strany, a které jsou opatřeny podpisem odpověné osoby a otiskem úředního razítka, se použijí na území druhé smluvní strany bez dalšího ověření. Totéž platí i pro ověření podpisu občana, pro opisy a překladů listin kteře ověřil přislušný orgán. Zmíněné listiny mají stejnou důkazní moc na územích obou smluvních stran.”

Důležitá informace

Dne 22. prosince 2003 pro Ukrajinu nabyla platnosti Konvence zamezující legalizaci zahraničních úředních dokumentů.

Konvence se vztahuje na úřední dokumenty, které byly sepsané na území jednoho ze Smluvních státu a mají být předložené na území jiného Smluvního státu. Zmíněné dokumenty musí být opatřené zvláštním razítkem zmocněného orgánu zvaným „Apostille” (dále jen apostille).

Stanovený způsob se používá ve vztazích mezi Ukrajinou a účastnickými zeměmi Konvence (viz přílohu), kromě SRN, která v souladu s čl.12 vyjádřila protest proti zapojení Ukrajiny do Konvence. Což znamená, že v případě SRN a jiných zemí, které nejsou účastníky Konvence, platí nutnost dodržení procedury konzulární legalizace dokumentů.

Úřední dokumenty opatřené apostillem nepotřebují jakéhokoli dodatečného ověřování (legalizace).

V souladu s časti druhou článku 3 Konvence, která zamezuje legalizaci zahraničních úředních dokumentů, dodržování procedury opatření apostillem nemůže být požadováno členskými zeměmi Konvence, pokud existují smlouvy mezi dvěma nebo několika zeměmi, které zamezují nebo zjednodušují tuto proceduru nebo nevyžadují legalizace tohoto dokumentu.

V souvislosti s nabytím platnosti pro Ukrajinu Haagské konvence změny ve způsobu ověřování dokumentů se vztahují pouze na země, které jsou členy zmíněné Konvence a z kterými do současné doby se používala konzulární legalizace.

Konvence se nevztahuje:

• na dokumenty sepsané diplomatickými nebo konzulárními úřady;
• na úřední dokumenty, které mají bezprostřední vztah k obchodním nebo celním operacím.
  

V souladu s Nařízením Kabinetu ministrů Ukrajiny „O poskytnutí pravomoci k udělení apostille stanoveného Konvenci, což zamezuje nutnost legalizace zahraničních úředních dokumentů ze dne 18.01.2003 č.61, apostille se uděluje :

Ministerstvem školství a vědy – na úředních dokumentech vydaných vzdělavacími zařízeními, státními orgány, podniky, úřady a organizacemi, které patří ke sféře vzdělání a vědy;
Ministerstvem spravedlnosti – na dokumentech vydávaných justičními orgány a soudy, a take na dokumentech sepisovaných notáři Ukrajiny;
Ministerstvem zahraničí – na veškerých jiných dokumentech.

Procedura udělení apostille na úředních dokumentech sepsaných na území Ukrajiny a určených pro použití na území jiných zemí se upravuje Předpisy schválenými Nařízením Ministerstva zahraničí Ukrajiny, Ministerstva školství a vědy Ukrajiny, Ministerstva spravedlnosti Ukrajiny ze dne 05.12.2003 č.37/803/151/5.

V souladu s b.2 zmíněných Předpisů apostille se uděluje:

• na dokumenty vydané orgány soudní moci Ukrajiny;
• na dokumenty vydané orgány státního zastupitelství Ukrajiny, justičními orgány;
• na úřední dokumenty;
• na dokumenty o vzdělání a vědeckých titulech;
• na dokumenty sepsané státními a soukromými notáři;
• na úředních osvědčeních nebo na dokumentech podepsaných osobami v jejích soukromé podstatě, a to úředních osvědčeních o registraci dokumentu nebo skutečnosti, které existovaly k určitemu datu a úředních a notářských podpisech.
  

Dokumenty, na které se činnost Konvence nevztahuje, musí být legalizované v souladu s platným zákonodárstvím.

Aktuální informaci o seznamu členských zemí Konvence je možné získat na oficiálních webových stránkách Haagské konference pro mezinárodní soukromé právo (Hague Conference on Private International Law).

Informace o udělení apostille v Ukrajine je možné získat:

Na Ministerstvu zahraničí Ukrajiny:
na adrese: 01018, m.Kyjev, ul. Velyka Žytomyrská 2
na telefonu: (+38-044)-238-16-69
E-mail: cons_vld@mfa.gov.ua
a také na webových stránkách: www.mfa.gov.ua

Na Ministerstvu spravedlnosti Ukrajiny:
na adrese: 01000, m. Kyjev, ul. M.Kocjubynkého 12 (metro "Universita")
na telefonu: (+38-044)-235-40-83
a také na webových stránkách: www.minjust.gov.ua

Na Ministerstvu školství a vědy Ukrajiny:
na adrese: 01135, m. Kyjev, prosp. Peremohy 10 (zastávka trolejbusů č.5, č.8, č.17 "Povitroflotský šljachoprovid")
na telefonu: (+38-044)-216-22-35
a také na webových stránkách: www.mon.gov.ua